日常業務を削減するためのGAS（Google Apps Script）活用法
SES企業でITエンジニアとして働いていると、開発やインフラ、運用・保守などの技術業務だけでなく、日々の報告やデータ整理、資料作成など、さまざまな業務に時間を使います。
特に、毎日・毎週繰り返す定型作業は、積み重なると意外と大きな負担になります。
私自身、ITエンジニアとして業務を行う中で、「この作業は毎回同じことをしているな」「ここはプログラムで自動化できるのでは？」と感じる場面があります。
そこで活用したいのが、Google Apps Script（GAS）です。
GASを使えば、GoogleスプレッドシートやGmailなどのGoogleサービスを連携させ、普段行っている作業の一部を自動化できます。
今回はGASを使って日常業務を効率化する方法について紹介します。
目次
GASとは
GAS（Google Apps Script）は、Googleが提供しているスクリプト環境です。
JavaScriptをベースとしており、Google Workspaceのサービスと連携してさまざまな処理を自動化できます。
代表的な連携先には、以下のようなサービスがあります。
- Googleスプレッドシート
- Gmail
- Googleフォーム
- Googleドライブ
- Googleカレンダー
たとえば、スプレッドシートに記載された情報をもとにメールを自動送信したり、フォームの回答を取得してデータを加工したりすることができます。
普段からGoogle Workspaceを使っているのであれば、比較的始めやすいのもGASの魅力です。
GASの活用場面
1. スプレッドシートの集計を自動化する
ITエンジニアの業務では、スプレッドシートを使って進捗やテスト結果、作業状況などを管理することがあります。
たとえば、複数のシートに入力されたデータを一つの管理表へまとめる作業を、毎週手作業で行っているとします。
この作業をGASで自動化すれば、
- 各シートからデータを取得
- 必要なデータだけを抽出
- 管理用シートへ集約
- 件数や進捗率などを計算
- 集計結果を更新
といった処理を自動で行えます。
特に「コピー＆ペースト」を繰り返している業務は、自動化を検討しやすいポイントです。
2.定型メールを自動送信する
業務によっては、毎日・毎週同じようなメールを送ることがあります。
たとえば、
- 「本日の作業結果を報告する」
- 「進捗状況を担当者へ連絡する」
- 「未対応のタスクについてリマインドする」
といったメールです。
宛先や本文の一部をスプレッドシートで管理しておけば、GASでメールを自動生成して送信することもできます。
メールの作成時間を減らせるだけでなく、宛先や定型文を毎回入力する手間も省けます。
3.Googleカレンダー連携
GASを使ってGoogleカレンダーに登録された予定を取得して処理することもできます。
例えば、会議の予定を取得してリマインドメールを送信したり、特定の予定を一覧化してスプレッドシートにまとめたりすることが可能です。
自動化するときに大切な業務の棚卸し
GASを使う前に、まずおすすめしたいのが日常業務の棚卸しです。
いきなりコードを書くのではなく、普段どのような作業に時間を使っているのかを書き出してみましょう。
自動化の候補としては、次のような特徴を持つ業務がおすすめです。
- 手順が毎回ほぼ同じ
- 入力されるデータの形式が決まっている
- 定期的に発生する
- コピー＆ペーストが多い
- 人間による判断が少ない
GASを導入するときの注意点
GASは便利な一方、何でも自動化すればよいわけではありません。
特に業務で利用する場合は、以下の点に注意しましょう。
1.権限・セキュリティを確認する
GASからGmailやGoogleドライブなどを操作する場合、適切な
会社のルールやプロジェクトのセキュリティポリシーを確認したうえで利用しましょう。
2.エラーが発生することを前提にする
自動化した処理も、データの形式が変わったり、想定外の値が入ったりするとエラーになる可能性があります。
そのため、「一度作って終わり」ではなく、エラー時の対応方法やログの確認方法も考えておくことが重要です。
3.自動化による影響範囲を確認する
メールの自動送信などは、設定を間違えると意図しない相手にメールを送ってしまう可能性があります。
最初はテスト用のデータや自分自身のアカウントを利用して動作を確認し、問題がないことを確認してから本番運用へ移行しましょう。
まとめ
今回は、GASを活用した日常業務の効率化について紹介しました。
GASを使えば、Google Workspaceを中心としたさまざまな定型業務を自動化できます。
特に、
- 定型メールの送信
- スプレッドシートの集計・転記
- Googleドライブのファイル整理
- Googleカレンダーとの連携
などは、比較的取り組みやすい自動化の例です。
SESの現場でも、ちょっとした業務改善の積み重ねが、作業時間の削減や本来注力すべき業務への時間確保につながります。
「この作業、毎回手でやっているけど自動化できないかな？」
そう感じた業務があれば、GASを使った効率化を検討してみてはいかがでしょうか。
