効率が劇的に変わる！インフラエンジニア向けタスク・課題管理術

【導入】

インフラエンジニアの業務は、設計・構築・運用・監視・障害対応など多岐にわたります。得意に複数のプロジェクトを並行して進める現場では、タスクや課題の管理が、業務効率を大きく左右します。
私自身、未経験からインフラエンジニアとしてキャリアをスタートし、1年8ヶ月の間で複雑な案件や複数チームとの協業を経験しました。
その中で痛感したのは、「効率的なタスク・課題管理ができるか否かで仕事の質とスピードが大きく変わる」ということです。

本記事では、私が現場で実践して学んだタスク・課題管理術を具体例とともにご紹介します。

【本文】

❶.タスク・課題管理の基本：なぜ必要か

インフラエンジニアの現場では、突発的な障害対応、仕様変更、追加案件など、想定外のタスクが頻発します。
それらを都度、頭の中だけで管理・処理しようとすると、確実に抜け漏れが発生します。

実際、わたしも初めの頃はメモ帳や口頭でのやり取りで済ませていましたが、タスクの優先順位が混乱し、納期を守れない、対応漏れが発生する、と言った問題が起きました。

そこで導入したのがタスクの「可視化」と「共有」です。

具体的には以下のような基本を意識しています。：

＠タスクを必ずリスト化する

どんな小さなタスクも「書き出す」ことで抜け漏れを防ぎます。

＠優先順位をつける

緊急度・重要度マトリクス(アイゼンハワー・マトリクス*)を活用し、どのタスクを最優先にすべきか整理します。
*アイゼンハワーマトリクスは、仕事やタスクを「緊急度 (緊急性)」と「重要度 (重要性)」の2軸から評価し、「最初にやるタスク」「後でやるために予定に入れるタスク」「誰かに任せるタスク」「削除するタスク」という 4 つの領域に分けることで、自分がやるべき作業を見極めることができます

＠期限を設定する

「できれば今週中」ではなく「○月○日までに」という風に具体化します。

❷.実践ツール：何を使うのが効率的か？

現場では、個人レベル・チームレベルで異なるツールを使い分けています。
以下は実際に使用されている、アプリケーションや管理手法です。例として紹介します。

個人タスク管理：Notion・Todoist

個人の備忘録や進捗管理人はシンプルな Todoアプリが最適です。
Notionはカスタマイズ性が高く、日々の作業記録もまとめられるため、特に重宝されています。

チームタスク管理：Backlog・Jira
複数人でのタスク・課題管理では、進捗状況を可視化できるツールが重要です。
BacklogはUIがシンプルで扱いやすく、Jiraは複雑なプロジェクト管理やアジャイル開発に強みがあります。

ナレッジ管理： Confluence・Esa

対応済みタスクの記録や手順書の更新、課題の振り返りなどはナレッジとして蓄積します。

これにより、同じ問題の再発時に対応時間を大幅に短縮できます。

❸.効率を上げる具体的な工夫

タスク・課題管理を効率化するため、わたしは以下の工夫を現場で実践しています。

朝一番にタスクリストを整理する。

毎朝、当日のタスクを洗い出し、優先順位を再確認します。

これにより突発タスクが割り込んできても、影響度を冷静に判断することができます。

時間の見積りを立てる

タスクごとに「見積り時間」を設定します。

これにより、時間をかけすぎている作業に気づき、効率改善につなげることができます。

課題は「根本的な原因」を明記する。

単に「対応完了」とするのではなく、「なぜその問題が起きたのか」「再発防止策は何か」を整理します。

これが後の運用負担を減らします。

❹.チームでの連携とコミュニケーション

個人で完結しないのがインフラの世界。チームで効率よくタスク・課題管理するためには、コミュニケーションルールや連絡手順、報告フローの整備が必要不可欠です。

定例会議での進捗確認

週1回の定例会でタスク・課題の進捗をチーム全体で共有します。

口頭確認ではなく、ツール上の進捗を基に会議を進めることで、全員が最新状況を把握できます。

チャットツールの活用

SlackやMicrosoft  Teamsなどを活用し、タスクや課題の相談・報告をスピーディーに行います。チャットにはタスク管理ツールとの連携機能を付与し、ツール間での情報断絶や解離を防ぎます。

【まとめ】

インフラエンジニアは、業務の性質上タスク・課題が複雑に絡み合い、日々優先順位が変わる状況におかれます。

私自身、未経験から実践の中で「書き出す」「可視化する」「共有する」ことの重要性を学び、効率を大きく改善できました。ツールはあくまでも手段ですが、適切なルール・運用と組み合わせることで、業務のスピードと質は飛躍的に向上します。
今後も、現場の課題を一つ一つ見直し、より良いタスク・課題解決を実現していきたいと考えています。